Funnel-Vorlage

Funnel-Vorlage für IT-Dienstleister und Systemhäuser

Ein Anfrage-Funnel für IT-Dienstleister ist ein Online-Formular in wenigen Schritten, in dem Firmen die Zahl ihrer Arbeitsplätze, die gewünschten Leistungen und den Anlass ihrer Anfrage angeben. So weißt du vor dem ersten Gespräch, wie groß der Betreuungsaufwand ist und ob ein akutes Problem oder ein geplanter Wechsel dahintersteht.

Für ein Angebot zur IT-Betreuung brauchst du vor allem Größe, Bedarf und Anlass. Diese Vorlage fragt alles ab und erfasst die Firma. Der Anlass zeigt dir, ob gerade ein Problem brennt oder ein Wechsel geplant ist.

14 Tage kostenlos testen Vorlage im Konto verwenden

Die Registrierung ist offen: Du testest 14 Tage kostenlos und hinterlegst dafür eine Zahlungskarte. Im Test kannst du jederzeit kündigen, danach ab 29 € im Monat zzgl. USt. Die Vorlage ist in jedem Plan enthalten.

Zum Ausprobieren

IT-Betreuung für dein Unternehmen

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Sicherheit und Backups
Fester Ansprechpartner
Planbare Kosten

Vorschau: Es werden keine Daten gespeichert.

Aufbau

So ist die Vorlage aufgebaut

5 Schritte bis zur Anfrage, eine Frage pro Seite: Das ist auf dem Handy schnell beantwortet, und du siehst in der Auswertung, wo Besucher aussteigen.

Startseite der Vorlage „IT-Betreuung anfragen“ auf dem Handy: Überschrift „IT-Betreuung für dein Unternehmen“, Vorteile „Sicherheit und Backups“, „Fester Ansprechpartner“, „Planbare Kosten“, Knopf „Anfrage starten“ — Die Startseite der Vorlage auf dem Handy.

Start
Besucher sehen zuerst die Startseite „IT-Betreuung für dein Unternehmen“ mit einer kurzen Einleitung und starten die Anfrage mit dem Knopf „Anfrage starten“. Hier gibt noch niemand Daten an.
Größe
Wie viele Arbeitsplätze habt ihr? (1 bis 10, 11 bis 50, 51 bis 200, Über 200)
Leistungen
Was braucht ihr? (Laufende Betreuung, IT-Sicherheit, Cloud und Microsoft 365, Neue Hardware)
Anlass
Was ist der Anlass? (Aktuelles Problem, Unzufrieden mit dem Dienstleister, Wir wachsen, Bisher keine Betreuung)
Kontakt
Felder: Firma, Postleitzahl, Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse

Ergebnis

So kommt eine Anfrage bei dir an

Jede abgeschickte Anfrage wird ein Lead in deinem Admin-Bereich: oben Name und Status, darunter alle Antworten mit der Frage, zu der sie gehören. In der Lead-Liste stehen die ersten Antworten als Spalten; du kannst suchen, nach Status filtern und alles als CSV-Datei exportieren. Auf Wunsch bekommst du zu jedem neuen Lead eine E-Mail.

Beispiel einer eingegangenen Anfrage aus der Vorlage „IT-Betreuung anfragen“ in der Lead-Ansicht, mit Beispieldaten: Wie viele Arbeitsplätze habt ihr? 11 bis 50; Was braucht ihr? Laufende Betreuung, IT-Sicherheit; Was ist der Anlass? Unzufrieden mit dem Dienstleister; Firma Beispiel GmbH — Beispieldaten: So erscheint eine Anfrage aus dieser Vorlage im Admin-Bereich. Im Beispiel: eine Firma mit gut 30 Arbeitsplätzen, die ihren Dienstleister wechseln will und laufende Betreuung mit IT-Sicherheit sucht.

Worauf es ankommt

Worauf IT-Systemhäuser bei Online-Anfragen achten sollten

Anfragen für IT-Betreuung reichen vom Ausfall am Montagmorgen bis zum Wechsel nach Jahren der Unzufriedenheit. Damit dein Funnel beide Fälle richtig auffängt und selbst keine Sicherheitslücke wird, lohnen sich diese Punkte.

Notfälle gehören ans Telefon

Hinter „Aktuelles Problem“ kann ein Drucker stecken, aber auch ein ausgefallener Server oder ein Verschlüsselungstrojaner. Eine Rückmeldung irgendwann in den nächsten Tagen hilft dann wenig. Bietest du einen Notdienst an, schreib die Nummer über die Frage nach dem Anlass und auf die Danke-Seite. Funnelift markiert dringende Anfragen nicht automatisch; die Antwort steht aber in der Lead-Liste in der Spalte „Was ist der Anlass?“ und mit eingeschalteter Benachrichtigung auch in der E-Mail, solange du die Antworten mitschickst.

Keine Zugangsdaten im Formular

Frag im Funnel nie nach Passwörtern, Administrator-Konten, IP-Adressen oder Details zur Firewall. Solche Angaben gehören weder in einen Lead noch in eine E-Mail. Schreib ruhig dazu, dass du Zugangsdaten nie per Formular erfragst: Betrüger geben sich gern als IT-Dienstleister aus, und deine künftigen Kunden sollten das wissen. Die Bestandsaufnahme machst du nach dem Auftrag in einem eigenen Termin. Ergänzt du ein Freitextfeld, schalte „Antworten in der E-Mail mitschicken“ aus, falls jemand dort mehr schreibt als nötig.

Wechselkunden richtig abholen

„Unzufrieden mit dem Dienstleister“ heißt meist: Es gibt einen laufenden Vertrag. Frag im ersten Gespräch nach Laufzeit und Kündigungsfrist, nach vorhandener Dokumentation und danach, wer die Administrator-Zugänge und Lizenzen hält. Bei Microsoft 365 laufen Lizenzen oft über den bisherigen Dienstleister. Diese Antworten bestimmen, wann du anfangen kannst. Willst du das früher wissen, ergänze eine Frage „Wann endet der Vertrag mit eurem Dienstleister?“. Auf der Danke-Seite kannst du in zwei Sätzen erklären, wie bei dir eine Übergabe abläuft.

Arbeitsplätze als Grundlage der Kalkulation

Rechnest du je Arbeitsplatz oder je Nutzer ab, richte die Antworten nach deinen Preisstufen aus, statt die Spannen der Vorlage zu übernehmen. Weitere Kostentreiber sind mehrere Standorte, Homeoffice-Arbeitsplätze und eigene Server; das klärst du im Gespräch oder mit einer zusätzlichen Frage. Passen große Firmen nicht zu dir, führe „Über 200“ per Sprung auf eine eigene Seite mit einem freundlichen Hinweis. Ohne Absende-Button auf dieser Seite entsteht kein Lead, siehe Logik-Regeln und Sprünge.

Werbung im B2B messen

IT-Betreuung wird oft über LinkedIn, Google oder Empfehlungen gesucht. Unter „Einstellungen“ → „Tracking“ trägst du zum Beispiel deine LinkedIn-Conversion-ID ein; der Funnel zeigt dann automatisch ein Einwilligungs-Banner. Hängst du UTM-Angaben an deine Links, zeigt die Auswertung unter „Herkunft“, aus welcher Kampagne die Anfragen kommen, und unter „Absprung pro Seite“, an welcher Stelle Besucher aufhören. Mehr dazu unter Tracking und Werbe-Pixel.

Darum funktioniert es

Bessere Anfragen statt mehr Arbeit

Die Zahl der Arbeitsplätze ist die Grundlage für deine Preise.
„Unzufrieden mit dem Dienstleister“ markiert Wechselkunden mit hoher Abschlusschance.
Für LinkedIn-Anzeigen und die eigene Website gleichermaßen geeignet.

Fragen

Häufige Fragen zur Vorlage

Kann ich die Leads direkt in mein CRM übertragen?

Ja. In den Plänen Pro und Agentur gehen neue Leads per Integration an HubSpot, Pipedrive oder Salesforce, oder per Webhook an jedes andere System.

Kann ich Anfragen außerhalb meines Einzugsgebiets erkennen?

Ja, über das Feld „Postleitzahl“. In der Vorlage ist es freiwillig; ist dir Service vor Ort wichtig, mach es im Editor zum Pflichtfeld. Betreust du nur aus der Ferne, kannst du das Feld löschen.

Kann ich den Funnel auch für einzelne Projekte nutzen?

Ja. Dupliziere den Funnel und ersetze die Fragen, zum Beispiel für eine Umstellung auf Microsoft 365 oder neue Hardware: Anzahl Postfächer, bisheriges System, gewünschter Zeitraum. So wertest du Betreuungsanfragen und Projekte getrennt aus.

Kann ich direkt ein Erstgespräch buchen lassen?

Ja. Füge vor der Kontaktseite einen Kalender-Block ein und lege Wochentage, Uhrzeiten und Dauer fest; jeder Termin kann nur einmal gebucht werden. Für akute Probleme bleibt das Telefon der bessere Weg. Die Antwort „Aktuelles Problem“ kannst du deshalb per Sprung an der Terminseite vorbeiführen.

Sehen alle im Team die neuen Anfragen?

Ja, alle Mitglieder des Workspaces sehen die Leads, Betrachter nur zum Lesen. Mit dem Status, zum Beispiel „Kontaktiert“, und Notizen im Lead weiß jeder, wer sich schon gemeldet hat. Wie viele Mitglieder möglich sind, hängt vom Plan ab: im Plan Starter nur du selbst, im Plan Pro bis zu 5, im Plan Agentur bis zu 25 je Workspace.

Wo kommen die Anfragen an?

Jede Anfrage steht in der Lead-Liste deines Funnels. Auf Wunsch bekommst du zusätzlich eine E-Mail, und in den Plänen Pro und Agentur gehen Leads per Webhook oder Integration an dein CRM.

Brauche ich eine eigene Website?

Nein. Jeder Funnel bekommt einen eigenen Link. Du kannst ihn aber auch unter deiner eigenen Domain veröffentlichen oder in deine Website einbetten.

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