Funnel-Vorlage

Funnel-Vorlage für Zahnarztpraxen

Ein Termin-Funnel für Zahnarztpraxen ist eine Online-Terminanfrage in wenigen kurzen Schritten, die neue Patienten auf dem Handy in etwa einer Minute ausfüllen. Dein Empfang weiß vor dem Rückruf, ob eine Kontrolle mit Reinigung, ein Beratungstermin oder eine ästhetische Behandlung gewünscht ist, wie der Patient versichert ist und ob er vormittags oder nachmittags kommen kann.

Neue Patienten melden sich lieber online als in der Warteschleife. Mit dieser Vorlage fragen sie einen Termin an und nennen gleich Terminart, Versicherung und Wunschzeit. Dein Team ruft gezielt zurück.

14 Tage kostenlos testen Vorlage im Konto verwenden

Die Registrierung ist offen: Du testest 14 Tage kostenlos und hinterlegst dafür eine Zahlungskarte. Im Test kannst du jederzeit kündigen, danach ab 29 € im Monat zzgl. USt. Die Vorlage ist in jedem Plan enthalten.

Zum Ausprobieren

Termin in unserer Praxis anfragen

Neu bei uns? Sag uns kurz, worum es geht, und wir melden uns mit einem Terminvorschlag.

Termin ohne Warteschleife
Für Angstpatienten besonders viel Zeit
Dauert 1 Minute

Vorschau: Es werden keine Daten gespeichert.

Aufbau

So ist die Vorlage aufgebaut

5 Schritte bis zur Anfrage, eine Frage pro Seite: Das ist auf dem Handy schnell beantwortet, und du siehst in der Auswertung, wo Besucher aussteigen.

Startseite der Vorlage „Neupatienten-Termin“ auf dem Handy: Überschrift „Termin in unserer Praxis anfragen“, Vorteile „Termin ohne Warteschleife“, „Für Angstpatienten besonders viel Zeit“, „Dauert 1 Minute“, Knopf „Termin anfragen“ — Die Startseite der Vorlage auf dem Handy.

Start
Besucher sehen zuerst die Startseite „Termin in unserer Praxis anfragen“ mit einer kurzen Einleitung und starten die Anfrage mit dem Knopf „Termin anfragen“. Hier gibt noch niemand Daten an.
Terminart
Welche Art von Termin möchtest du? (Kontrolle und Reinigung, Beratungstermin, Ästhetik (z. B. Bleaching), Etwas anderes)
Versicherung
Wie bist du versichert? (Gesetzlich, Privat, Gesetzlich mit Zusatzversicherung)
Wunschzeit
Wann passt es dir am besten? (Vormittags, Nachmittags, Egal)
Kontakt
Felder: Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse

Ergebnis

So kommt eine Anfrage bei dir an

Jede abgeschickte Anfrage wird ein Lead in deinem Admin-Bereich: oben Name und Status, darunter alle Antworten mit der Frage, zu der sie gehören. In der Lead-Liste stehen die ersten Antworten als Spalten; du kannst suchen, nach Status filtern und alles als CSV-Datei exportieren. Auf Wunsch bekommst du zu jedem neuen Lead eine E-Mail.

Beispiel einer eingegangenen Anfrage aus der Vorlage „Neupatienten-Termin“ in der Lead-Ansicht, mit Beispieldaten: Welche Art von Termin möchtest du? Kontrolle und Reinigung; Wie bist du versichert? Gesetzlich mit Zusatzversicherung; Wann passt es dir am besten? Vormittags; Einwilligung Ja — Beispieldaten: So erscheint eine Anfrage aus dieser Vorlage im Admin-Bereich. Im Beispiel: ein neuer Patient, der eine Kontrolle mit Reinigung möchte, gesetzlich versichert mit Zusatzversicherung ist und vormittags kommen kann.

Worauf es ankommt

Worauf Zahnarztpraxen bei Online-Anfragen achten sollten

Eine Terminanfrage online ist für Patienten bequem. Für eine Praxis gelten aber Regeln, die ein gewöhnliches Kontaktformular nicht kennt. Die Hinweise sind allgemein gehalten und keine Rechtsberatung.

Akute Fälle gehören ans Telefon

Wer Schmerzen hat, möchte heute oder morgen behandelt werden und sollte keine Online-Anfrage schicken müssen. Die Vorlage hat deshalb keine Antwort für Schmerzen, und die Danke-Seite bittet bei akuten Beschwerden um einen Anruf in der Praxis. Setz eure Telefonnummer zusätzlich gut sichtbar auf die Startseite und ergänze auf der Danke-Seite den Hinweis auf den zahnärztlichen Notdienst außerhalb der Sprechzeiten. Für alle anderen Anfragen schaltest du unter „Benachrichtigung und Webhook“ die E-Mail bei neuen Leads ein, dann sieht der Empfang neue Terminwünsche sofort.

Gesundheitsangaben bleiben draußen

Beschwerden, Befunde, Vorerkrankungen und Medikamente wären für die Planung manchmal praktisch. Trotzdem fragt die Vorlage sie bewusst nicht ab: Gesundheitsdaten sind besonders geschützt, und die Nutzungsbedingungen von Funnelift erlauben sie im Funnel nicht. Abgefragt werden nur die Art des Termins, die Versicherung und die Wunschzeit; alle Einzelheiten besprecht ihr im Termin, und der Anamnesebogen bleibt in der Praxis. Füge auch kein Freitextfeld wie „Beschreibe deine Beschwerden“ ein, das zu solchen Angaben einlädt. Schalte „Antworten in der E-Mail mitschicken“ aus, wenn die Benachrichtigung an ein allgemeines Praxispostfach geht, und lege eine Löschfrist für Leads fest. Mehr dazu im Artikel Datenschutz im Funnel.

Werbung nach den Regeln für Heilberufe

Für Zahnärzte gelten bei der Außendarstellung strengere Regeln als für andere Betriebe, etwa die Berufsordnung deiner Landeszahnärztekammer und die Vorschriften zur Werbung für Heilbehandlungen. Sachliche Information über Leistungen, Sprechzeiten und Ablauf ist üblich, Heilversprechen, Garantien und reißerische Vergleiche sind es nicht. Die Texte der Vorlage bleiben deshalb nüchtern: „Sag uns kurz, worum es geht, und wir melden uns mit einem Terminvorschlag.“ Auch der Vorteil „Für Angstpatienten besonders viel Zeit“ beschreibt nur, was du tatsächlich anbietest; streich ihn, wenn das bei dir nicht stimmt. Prüfe eigene Ergänzungen, Bilder und Anzeigentexte vorab; im Zweifel hilft deine Kammer.

Versicherung und Kosten offen ansprechen

Die Frage „Wie bist du versichert?“ hilft dem Empfang, den passenden Termin einzuplanen und das Gespräch über Kosten vorzubereiten. Wer einen Beratungstermin oder eine ästhetische Behandlung anfragt, fragt fast immer auch nach den Kosten. Nenne im Funnel keine Preise oder Zuschüsse, die von der Untersuchung abhängen. Schreib stattdessen auf die Danke-Seite, dass die Kosten nach der Untersuchung besprochen werden und vor einer größeren Behandlung ein Heil- und Kostenplan erstellt wird, wenn das in deiner Praxis so üblich ist. Wer „Gesetzlich mit Zusatzversicherung“ wählt, bringt die Unterlagen der Zusatzversicherung am besten zum ersten Termin mit.

Neupatienten und volle Terminbücher

Nimmt deine Praxis gerade keine neuen Patienten auf oder nur für bestimmte Leistungen, sag das, bevor jemand die Anfrage ausfüllt. Ändere dazu die Antworten der ersten Frage oder lege bei einzelnen Antworten einen Sprung auf eine eigene Seite mit einer freundlichen Erklärung an, siehe Logik, Quiz und Ergebnisseiten. Ist die Praxis ganz ausgelastet, nimm den Funnel im Menü „⋯“ mit „Offline nehmen“ vom Netz. Sollen Patienten ihren Termin selbst wählen, gibt es den Kalender-Block wie in der Vorlage für Physiotherapie. Bei stark wechselnden Behandlungsdauern ist die Anfrage mit Rückruf aber meist die bessere Wahl.

Anpassen

Für Fachpraxen zuschneiden

Hat deine Praxis einen Schwerpunkt, passt du die erste Frage an. Zwei Beispiele, die du im Editor mit Auswahl-Blöcken nachbaust:

Kieferorthopädie

In der Kieferorthopädie meldet sich meist ein Elternteil für ein Kind. Frag deshalb zuerst, für wen der Termin ist, und lass die Frage nach der Versicherung stehen. Wie weit eine Behandlung ist oder was beim Kind festgestellt wurde, gehört ins Gespräch, nicht in den Funnel.

„Für wen ist der Termin?“
Für mein Kind · Für mich
„Welche Art von Termin möchtest du?“
Erstberatung · Kontrolltermin · Etwas anderes

Tipp: Frag das Alter des Kindes in groben Stufen wie „Unter 10 Jahren“ oder „10 bis 17 Jahre“ ab, nicht das Geburtsdatum.

Angstpatienten

Für Menschen mit Angst vor der Behandlung ist schon der Anruf in der Praxis eine Hürde. Ein Funnel nimmt ihnen diesen Schritt ab, wenn die Fragen ruhig und ohne Fachbegriffe gestellt sind. Frag nicht, wie groß die Angst ist oder wann der letzte Besuch war; biete lieber ein ruhiges Kennenlernen an und sprich alles Weitere dort.

„Möchtest du uns zuerst ohne Behandlung kennenlernen?“
Ja, gern · Nein, direkt ein Termin
„Wie sollen wir uns melden?“
Lieber per E-Mail · Gern per Telefon

Tipp: Bietest du „Lieber per E-Mail“ an, nimm beim Telefonfeld den Haken „Pflichtfeld“ heraus.

Darum funktioniert es

Bessere Anfragen statt mehr Arbeit

Weniger Anrufe am Empfang, dafür vollständige Angaben.
Die Terminart zeigt, wie viel Zeit du einplanen musst.
Keine Gesundheitsangaben im Formular: Beschwerden und Befunde besprecht ihr in der Praxis.

Fragen

Häufige Fragen zur Vorlage

Darf ich als Praxis mit einem Funnel werben?

Ja, sachliche Information ist erlaubt. Verzichte auf Heilversprechen und Vorher-nachher-Vergleiche; die Vorlage enthält keine. Im Zweifel hilft deine Kammer.

Sehe ich, wie viele Besucher aus Anzeigen eine Anfrage schicken?

Ja. Die Auswertung zeigt für jede Seite, wie viele Besucher weitergehen und wo sie aussteigen, und Klick-IDs aus Anzeigen werden am Lead gespeichert. Trägst du ein Pixel von Google oder Meta ein, erscheint automatisch ein Einwilligungsbanner, und das Pixel lädt erst nach Zustimmung.

Darf ich Vorerkrankungen oder Medikamente im Funnel abfragen?

Nein. Vorerkrankungen, Medikamente und Allergien sind Gesundheitsdaten, und die Nutzungsbedingungen von Funnelift erlauben sie im Funnel nicht. Für die Terminvergabe reichen Terminart, Versicherung und Wunschzeit; alles andere gehört in den Anamnesebogen in der Praxis.

Kann ich mehrere Standorte oder Behandler abbilden?

Ja, mit einer zusätzlichen Frage wie „In welcher Praxis möchtest du behandelt werden?“. Die Antwort steht in der Lead-Liste als eigene Spalte. Soll jeder Standort seine eigenen Benachrichtigungen bekommen, legst du je Standort einen eigenen Funnel an, denn die E-Mail bei neuen Leads stellst du je Funnel ein.

Kann ich die Terminanfrage in die Website meiner Praxis einbinden?

Ja. Mit einer Zeile Code zeigst du den Funnel direkt im Inhalt deiner Seite, als Popup nach einem Klick oder als schwebenden Knopf unten in der Ecke. Den Code kopierst du im Editor; bei Baukästen wie WordPress fügst du ihn meist über einen Block „HTML“ ein.

Wo kommen die Anfragen an?

Jede Anfrage steht in der Lead-Liste deines Funnels. Auf Wunsch bekommst du zusätzlich eine E-Mail, und in den Plänen Pro und Agentur gehen Leads per Webhook oder Integration an dein CRM.

Brauche ich eine eigene Website?

Nein. Jeder Funnel bekommt einen eigenen Link. Du kannst ihn aber auch unter deiner eigenen Domain veröffentlichen oder in deine Website einbetten.