Funnel-Vorlage

Kita-Personal finden: Funnel-Vorlage für Kita-Träger

Ein Recruiting-Funnel hilft Kita-Trägern, Kita-Personal zu finden und Erzieher zu gewinnen, indem Bewerber auf dem Handy in vier Fragen ihre Qualifikation, die gewünschten Stunden, die bevorzugte Gruppe von Krippe bis Hort und ihren möglichen Start angeben. Du bekommst damit eine Kurzbewerbung ohne Lebenslauf und weißt vor dem ersten Anruf, ob jemand als Fachkraft, Ergänzungskraft oder Quereinsteiger zu deinen offenen Stellen passt.

Erzieher und Kinderpfleger werden überall gesucht und bewerben sich ungern mit langen Anschreiben. Diese Vorlage macht die Bewerbung kurz: Qualifikation, Stunden, Wunschgruppe und Start kommen geordnet bei deiner Kita-Leitung oder beim Träger an.

14 Tage kostenlos testen Vorlage im Konto verwenden

Die Registrierung ist offen: Du testest 14 Tage kostenlos und hinterlegst dafür eine Zahlungskarte. Im Test kannst du jederzeit kündigen, danach ab 29 € im Monat zzgl. USt. Die Vorlage ist in jedem Plan enthalten.

Zum Ausprobieren

Komm in unser Kita-Team

Erzieher, Kinderpfleger oder Quereinsteiger: Bewirb dich in einer Minute, ganz ohne Lebenslauf.

Arbeit mit Kindern, die Spaß macht
Ein Team, das zusammenhält
Fortbildungen nach Absprache

Vorschau: Es werden keine Daten gespeichert.

Aufbau

So ist die Vorlage aufgebaut

6 Schritte bis zur Anfrage, eine Frage pro Seite: Das ist auf dem Handy schnell beantwortet, und du siehst in der Auswertung, wo Besucher aussteigen.

Startseite der Vorlage „Personal für die Kita“ auf dem Handy: Überschrift „Komm in unser Kita-Team“, Vorteile „Arbeit mit Kindern, die Spaß macht“, „Ein Team, das zusammenhält“, „Fortbildungen nach Absprache“, Knopf „Jetzt bewerben“ — Die Startseite der Vorlage auf dem Handy.

Start
Besucher sehen zuerst die Startseite „Komm in unser Kita-Team“ mit einer kurzen Einleitung und starten die Anfrage mit dem Knopf „Jetzt bewerben“. Hier gibt noch niemand Daten an.
Qualifikation
Welche Qualifikation hast du? (Staatlich anerkannter Erzieher, Kinderpfleger oder Sozialassistent, Quereinstieg, Ich möchte eine Ausbildung machen)
Stunden
Wie viele Stunden möchtest du arbeiten? (Vollzeit, Teilzeit ab 30 Stunden, Teilzeit unter 30 Stunden)
Gruppe
In welcher Gruppe möchtest du am liebsten arbeiten? (Krippe (unter 3 Jahren), Elementar (3 bis 6 Jahre), Hort (Schulkinder), Egal)
Starttermin
Ab wann könntest du anfangen? (Sofort, In 1 bis 3 Monaten, Zum neuen Kita-Jahr, Später)
Kontakt
Felder: Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse

Ergebnis

So kommt eine Anfrage bei dir an

Jede abgeschickte Anfrage wird ein Lead in deinem Admin-Bereich: oben Name und Status, darunter alle Antworten mit der Frage, zu der sie gehören. In der Lead-Liste stehen die ersten Antworten als Spalten; du kannst suchen, nach Status filtern und alles als CSV-Datei exportieren. Auf Wunsch bekommst du zu jedem neuen Lead eine E-Mail.

Beispiel einer eingegangenen Anfrage aus der Vorlage „Personal für die Kita“ in der Lead-Ansicht, mit Beispieldaten: Welche Qualifikation hast du? Staatlich anerkannter Erzieher; Wie viele Stunden möchtest du arbeiten? Teilzeit ab 30 Stunden; In welcher Gruppe möchtest du am liebsten arbeiten? Krippe (unter 3 Jahren); Ab wann könntest du anfangen? Zum neuen Kita-Jahr — Beispieldaten: So erscheint eine Anfrage aus dieser Vorlage im Admin-Bereich. Im Beispiel: ein staatlich anerkannter Erzieher, der in Teilzeit in der Krippe arbeiten und zum neuen Kita-Jahr anfangen möchte.

Worauf es ankommt

Worauf Kita-Träger bei Online-Bewerbungen achten sollten

In der Kita entscheiden Fachkräfteregeln, Gruppenstruktur und Team, ob eine Bewerbung passt. Diese Punkte helfen dir, den Funnel an deine Einrichtung anzupassen. Die Hinweise sind allgemein gehalten und keine Rechtsberatung.

Qualifikationen nach den Regeln deines Bundeslands

Wer in einer Kita als Fachkraft zählt, regelt jedes Bundesland selbst. Die Antworten der Vorlage sind deshalb bewusst allgemein: staatlich anerkannte Erzieher, Kinderpfleger oder Sozialassistenten, Quereinstieg und Ausbildung. Passe sie an die Berufe an, die in deinem Land anerkannt sind, etwa Kindheitspädagogen oder Heilerziehungspfleger. Ob ein ausländischer Abschluss anerkannt wird, prüft die zuständige Stelle deines Landes; im Funnel fragst du höchstens, ob eine Anerkennung vorliegt oder beantragt ist, nicht nach der Herkunft.

Die Gruppe ist gemeint, nicht das Alter des Bewerbers

Die Frage „In welcher Gruppe möchtest du am liebsten arbeiten?“ bezieht sich auf die Kinder: Krippe, Elementar oder Hort. Nach dem Alter, dem Familienstand oder eigenen Kindern der Bewerber fragst du nicht; das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz schützt Bewerber vor Benachteiligung. Hast du nur eine Gruppenform, etwa nur Krippe, nimm die Frage heraus und schreib die Gruppe auf die Startseite. Arbeitet deine Kita offen ohne feste Gruppen, beschreibe das auf der Startseite und ersetze die Frage durch eine nach dem Interesse an Bereichen wie Bewegung oder Sprache.

Keine Fragen zu Gesundheit oder Impfstatus

Für die Arbeit in Gemeinschaftseinrichtungen gibt es Nachweispflichten, zum Beispiel zum Masernschutz. Diese Nachweise lässt du dir bei der Einstellung vorlegen, nicht im Funnel abfragen. Gesundheitsdaten sind besonders geschützt und gehören nicht in eine Online-Bewerbung. Auch das erweiterte Führungszeugnis, das in Kitas in der Regel verlangt wird, forderst du erst nach der Zusage an. Was genau gilt, erfährst du bei deinem Landesjugendamt oder deinem Träger.

Quereinsteiger und Auszubildende ernst nehmen

Viele Bundesländer öffnen die Kita für Quereinsteiger und praxisintegrierte Ausbildungen. Wer „Quereinstieg“ oder „Ich möchte eine Ausbildung machen“ wählt, ist kein Fall für eine Absage. Mit einer Logik-Regel führst du diese Bewerber auf eine eigene Seite, die beschreibt, welche Wege es bei dir gibt, bevor die Kontaktdaten kommen (Logik und Sprünge). Versprich dort keine Vergütung oder Förderung, die du nicht sicher zusagen kannst.

Kita-Jahr und Kennenlernen planen

Viele Stellen werden zum neuen Kita-Jahr frei, deshalb hat die Frage nach dem Start eine eigene Antwort dafür. Lade passende Bewerber zum Kennenlernen oder zu einer Hospitation ein und halte den Stand in der Lead-Liste mit dem Status fest, etwa „Kontaktiert“ und „Qualifiziert“ (Leads verwalten). Schalte unter „Einstellungen“ → „Benachrichtigung und Webhook“ die „E-Mail bei neuem Lead“ für die Kita-Leitung ein. Stell unter „Rechtliches und Einwilligung“ eine Löschfrist ein, damit Bewerbungen ohne Einstellung nicht unbegrenzt gespeichert bleiben.

Anpassen

Für Krippe oder Hort zuschneiden

Suchst du nur für eine Gruppenform, ersetzt du die Frage nach der Gruppe durch Fragen, die zur Arbeit dort passen. Zwei Beispiele:

Krippe

In der Krippe stehen Eingewöhnung, Pflege und enge Zusammenarbeit mit den Eltern im Vordergrund.

„Hast du schon Kinder unter drei Jahren betreut?“
Ja, mehrere Jahre · Ja, im Praktikum · Nein, möchte ich aber
„Kennst du ein Eingewöhnungsmodell?“
Ja, und habe danach gearbeitet · Ja, aus der Ausbildung · Nein

Tipp: Führe „Nein, möchte ich aber“ nicht in eine Absage. Beschreibe stattdessen, wie neue Kollegen bei dir eingearbeitet werden.

Hort

Im Hort betreust du Schulkinder am Nachmittag und in den Ferien. Arbeitszeiten und Ferienbetreuung sind deshalb wichtiger als bei anderen Gruppen.

„Passt dir die Arbeit überwiegend am Nachmittag?“
Ja · Teilweise · Nein
„Was machst du gern mit Schulkindern?“
Hausaufgabenbegleitung · Sport und Bewegung · Kreative Projekte · Ausflüge in den Ferien

Tipp: Lass bei der zweiten Frage mehrere Antworten zu, dann siehst du die Stärken der Bewerber auf einen Blick.

Darum funktioniert es

Bessere Anfragen statt mehr Arbeit

Die Qualifikation zeigt sofort, ob jemand als Fachkraft, als Ergänzungskraft oder als Quereinsteiger infrage kommt.
Die Wunschgruppe, von Krippe bis Hort, hilft dir, Bewerber passend zu deinen offenen Stellen einzuplanen.
Wer eine Ausbildung machen möchte, bewirbt sich über denselben Funnel und ist an der Antwort erkennbar.

Fragen

Häufige Fragen zur Vorlage

Kann ich Bewerbungen für mehrere Kitas eines Trägers sammeln?

Ja. Ergänze eine erste Frage „In welcher Kita möchtest du arbeiten?“ mit deinen Einrichtungen und „Egal“, oder lege je Kita einen eigenen Funnel an. Mit eigenen Funnels geht die Benachrichtigung direkt an die jeweilige Kita-Leitung.

Darf ich nach dem Masernschutz oder anderen Impfungen fragen?

Nicht im Funnel. Gesundheitsdaten sind besonders geschützt und gehören nicht in eine Online-Bewerbung. Nachweise, die für die Arbeit in der Kita vorgeschrieben sind, lässt du dir bei der Einstellung vorlegen; welche das sind, erfährst du bei deinem Landesjugendamt oder Gesundheitsamt.

Wie erreiche ich Erzieher, die gerade nicht aktiv suchen?

Über deine eigenen Leute. Gib Mitarbeitern den Link oder den QR-Code aus „Link und QR-Code“ zum Weitergeben, häng ihn im Eingangsbereich aus und teile ihn in Elternbriefen ([Teilen und einbetten](/hilfe/teilen-und-einbetten)). Viele Bewerbungen in Kitas kommen über Empfehlungen.

Kann ich Bewerbungen für Ausbildungsplätze getrennt sehen?

Ja. Bewerber mit der Antwort „Ich möchte eine Ausbildung machen“ findest du in der Lead-Liste über die Suche oder die Spalte der Antwort. Suchst du viele Auszubildende, lohnt sich ein eigener Funnel, etwa mit der Vorlage [Azubis gewinnen](/vorlagen/azubi).

Kann der Träger alle Bewerbungen sehen, die Kita-Leitung nur ihre eigenen?

Ja, mit getrennten Funnels je Kita. Die Kita-Leitung trägst du dann bei „E-Mail bei neuem Lead“ ihres Funnels ein, der Träger sieht als Mitglied des Workspaces alle Funnels. Getrennte Workspaces je Kita sind möglich, wenn Leitungen nur ihre eigenen Leads sehen sollen ([Team und Rollen](/hilfe/team)).

Wo kommen die Anfragen an?

Jede Anfrage steht in der Lead-Liste deines Funnels. Auf Wunsch bekommst du zusätzlich eine E-Mail, und in den Plänen Pro und Agentur gehen Leads per Webhook oder Integration an dein CRM.

Brauche ich eine eigene Website?

Nein. Jeder Funnel bekommt einen eigenen Link. Du kannst ihn aber auch unter deiner eigenen Domain veröffentlichen oder in deine Website einbetten.

Kita-Personal finden: Funnel-Vorlage für Kita-Träger

So ist die Vorlage aufgebaut

Start

Qualifikation

Stunden

Gruppe

Starttermin

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